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Diseñando un e-commerce con integración ERP

Caso de éxito

  • Cliente: GS Ofimática
  • SECTOR: Retail
  • Ámbito: Tecnología

GS Ofimática

Dentro del sector del suministro del material de oficina, el establecimiento de una línea de comercio electrónico, es una tendencia en alza, que según los datos que arrojan diferentes estudios, llega ya a suponer en algunos casos el 30% de las ventas totales.

La compañía GS Ofimática, quería abordar un proceso de puesta en marcha de su tienda on-line con el objetivo final de disponer de un nuevo modelo de comercialización que permitiera desde un punto de vista gerencial contar con un nuevo canal de ventas. Una clave importante es que este nuevo canal debía ser coherente con el modelo organizativo de GS Ofimática y debía integrarse de una forma natural con la empresa.

En lo referente a la integración, es importante destacar el hecho de que un portal bajo nuestra punto de vista es una pieza mas que debe integrarse con el conjunto de procesos de la compañía, para garantizar la integridad y la coherencia de la información.

El portal no puede ser un elemento aislado, sino que debe integrarse en el sistema de gestión de GS Ofimática, así como con los servicios avanzados de integración que pueda ofrecer el mayorista, para cumplir siempre con dos objetivo: mantener la información actualizada y disponible.

Descripción del proyecto

El proyecto de GS Ofimática cuenta con dos apartados claramente diferenciados: el front-office (lo que ve el cliente) y el backoffice (el área de gestión interna del portal).

Debemos destacar el hecho de que todo el diseño gráfico y usabilidad del front-office ha sido realizado a medida y por lo tanto el resultado final es una tienda “única” desde el punto de vista gráfico.

El Front-Office

El front-office es la cara visible del portal, la que ve el cliente. En este caso el cliente al entrar al portal verá en primer lugar lo que llamamos “página de bienvenida” o welcome page. Esta primera página tiene como finalidad el mostrar información de la compañía antes de entrar a comprar.

En el caso de GS tenemos por ejemplo pantallas como esta:

En este caso vemos que la información que se muestra es corporativa, es decir: servicios generales de la empresa, diferentes secciones o divisiones, etc. Es la información previa que ve el cliente.

Entrando a la tienda

Cabecera de la tienda: donde tenemos el buscador (podemos buscar por descripción, por referencia de artículo,etc.) las diferentes secciones con sus familias y los banners generales:

Al entrar en cada familia tenemos, los banners de familia, los productos destacados y la navegación por marca.

El articulo

Es el elemento clave de todo el portal, por eso se ha optado por un diseño muy limpio donde el protagonismo lo tiene la imagen del artículo:

Como podemos ver el articulo nos da la siguiente información: título, descripción, referencia, referencia fabricante, referencia catálogo, colores disponibles, formatos disponibles, precio y plazo de entrega.

Proceso de compra

Una vez seleccionados los artículos el cliente puede realizar la compra completa, finalizando o en un pago con tarjeta si es un cliente de contado, o sin pasarela bancaria si es un cliente con otras condiciones de pago.

Clientes registrados

Para todos los clientes registrados existe una zona en la que pueden realizar las operaciones de: cambiar el mail y contraseña, ver los pedidos realizados, administrar las direcciones de envío, etc.

El Backoffice

El BackOffice es el área donde puede administrarse el contenido del portal. Se accede mediante un usuario y password. El acceso a la administración dispone de diferentes perfiles y roles de usuario, que nos permiten limitar en función del usuario que parte del BackOffice puede administrar.

Las principales funciones que pueden gestionarse en el portal de GS Ofimática son:

  • Gestión de usuarios
  • Gestión de los datos iniciales de tienda (nombre del sitio, lema, slogan, contacto)
  • Gestión de correo electrónico (gestión de los mails automatizados de: bienvenida, pedido completado y recuperación de contraseña.
  • Productos (revisión artículos, agrupaciones, marcas ,categorías)
  • Definición de productos destacados a nivel general y de sección
  • Productos (integración de imágenes)
  • Productos (gestión de atributos: Colores y formatos)
  • Gestión de los banners página de bienvenida
  • Gestión de los banners de cada sección
  • Gestión de los menús de sección (modificación y ordenación)
  • Gestión de los menús de ayuda(pie de página)
  • Gestión de los menús de contacto (pie de página)
  • Gestión de los banners de menú (se muestran al seleccionar la sección)
  • Gestión las páginas estáticas (quienes somos, condiciones, etc.)
  • Gestión del blog de la tienda
  • Gestión de clientes (asignación de grupos de descuento por familia)
  • Gestión de clientes (listado de clientes con pedido
  • Gestión de clientes (listado completo)
  • Gestión de clientes (direcciones)
  • Gestión del transporte (configuración cantidad a partir del cual el transporte es gratuito, asignación de costes por provincia)
  • Pasarela bancaria (integración con la pasarela bancaria para el pago de clientes contado. Se guarda cada transacción realizada para su posterior consulta, si es necesario)

La integración

El portal de comercio electrónico de GS está integrado con el ERP TEN . La integración es a los siguientes niveles:

Integración de artículos

Los artículos se gestionan en el y se sincronizan con el portal. Se traspasan todos los datos de artículos, stocks y también la imagen asociada.

Integración de condiciones de proveedores

Cada articulo tiene una disponibilidad de stock y en caso de no tener existencias, tiene informado el plazo del proveedor. Con esta información se ha generado unas reglas de validación que permiten al cliente, ver el plazo de entrega previsto para cada producto.

Integración de pedidos

Los pedidos realizados en el portal de comercio electrónico se sincronizan e integran en la base de datos de pedidos del ERP TEN. Se ha definido en TEN un canal de pedidos específicos para la web, para tener identificado la procedencia del pedido.